Toimiston siirtäminen uusiin tiloihin on logistinen haaste, jossa jokainen tunti maksaa – sekä muuttopalvelun tunteina että menetettyinä työtunteina. Toisin kuin kotimuutossa, yritysmuutossa on huomioitava liiketoiminnan jatkuvuus, arkaluonteisten tietojen turvallinen siirto ja useiden osastojen koordinointi samanaikaisesti. Oikealla kumppanilla ja suunnitelmalla yritysmuutto sujuu ilman merkittävää katkosta.
Suunnittelu ja kartoitus
Ota yhteyttä muuttopalveluun heti kun uudet tilat varmistuvat – mieluiten kaksi kuukautta ennen muuttopäivää. Etukäteiskartoituksessa käydään läpi molempien tilojen pohjapiirrokset, hissien kapasiteetti ja erityisvaatimukset. Kartoituksen perusteella laaditaan yksityiskohtainen muuttosuunnitelma. Nimeä yrityksestä muuttokoordinaattori, joka toimii yhteyshenkilönä muuttofirman ja henkilöstön välillä. Selkeä vastuunjako ehkäisee epäselvyyksiä muuttopäivänä.
Vaiheittainen muutto minimoi häiriöt
Suurissa yritysmuutoissa muutto jaetaan vaiheisiin. Ensin siirretään arkistot ja harvemmin käytettävät materiaalit, sitten työpisteet osastoittain ja viimeiseksi IT-infrastruktuuri ja palvelimet. Näin osa henkilöstöstä jatkaa työskentelyä muuton aikana. Kriittiset toiminnot, kuten asiakaspalvelu ja myynti, aikataulutetaan niin, että katkos jää mahdollisimman lyhyeksi. Laadi varasuunnitelma yllättävien tilanteiden varalle. Pienemmissä yrityksissä koko muutto onnistuu usein yhden viikonlopun aikana.
IT-laitteiden turvallinen siirto
Palvelimet, tietokoneet ja verkkolaitteet ovat yritysmuuton herkintä kuormaa. Varmista kaikkien tietojen varmuuskopiointi ennen muuttoa ja testaa kopioiden palautettavuus. Merkitse kaapelit ja laitteet selkeästi värikoodein, jotta uudelleenkytkentä sujuu nopeasti. Palvelimet ja verkkoyhteydet kannattaa siirtää viimeiseksi ja kytkeä ensimmäiseksi uusissa tiloissa katkoksen minimoimiseksi. Arkaluonteisten materiaalien osalta on huomioitava tietoturva koko siirron ajan.
Monilla yrityksillä on suuri määrä fyysisiä arkistoja ja luottamuksellisia asiakirjoja. Arkistot pakataan suljettuihin ja merkittyihin laatikoihin järjestyksessä, jotta ne voidaan sijoittaa uusissa tiloissa suoraan oikeaan paikkaan. Yritysmuutto on myös hyvä tilaisuus arvioida, mitkä kalusteet otetaan mukaan ja mitkä korvataan uusilla. Vanhat ja kuluneet kalusteet voi jättää pois muuttokuormasta, mikä nopeuttaa muuttoa ja pienentää kustannuksia. Suunnittele uusien tilojen pohjaratkaisu etukäteen ja kerro muuttofirmalle, mihin kukin kaluste sijoitetaan.
Viestintä ja asettuminen
Tiedota muutosta henkilöstölle kuukautta ennen ja anna selkeät ohjeet valmistautumiseen: henkilökohtaisten tavaroiden pakkaaminen, työpisteiden tyhjennys ja avainten palautus. Ilmoita asiakkaille ja kumppaneille uusi osoite. Päivitä tiedot verkkosivuille, Google-yritysprofiiliin, laskutustietoihin ja sopimuksiin. Muuton jälkeen varmista kaikkien laitteiden toiminta ja kerää henkilöstöltä palautetta.
Ammattilainen hoitaa kokonaisuuden
Monet yritykset toteuttavat muuton viikonloppuna, jotta maanantaina työt jatkuvat uusissa tiloissa.
Yritysmuuttopalvelumme toimii joustavasti myös iltaisin ja viikonloppuisin.
Pyydä tarjous ja kerro yrityksesi koko, nykyiset ja uudet tilat sekä erityistarpeet – laadimme yksilöllisen muuttosuunnitelman, joka minimoi liiketoiminnan häiriöt ja pitää kustannukset hallinnassa.
